GUÍA DEL SISTEMA
Módulo de Stock
Qué hace el módulo de Stock y cómo usar sus funciones para administrar artículos e inventario en Switch Soft
Descripción General
El módulo de Stock es donde se crean y administran los artículos y se controla el inventario de cada sucursal y bodega. Todo lo que se vende, se compra o se cuenta pasa por aquí: cada factura, nota de crédito, ingreso de mercancía o ajuste queda registrado como un movimiento del artículo.
Con Stock la empresa puede:
- Mantener el catálogo de artículos (productos, servicios, combos, productos por peso y por precio) con sus códigos, costos, precios e imágenes.
- Organizar los artículos con rubros, sub-rubros, marcas, tallas, colores y unidades de medida.
- Registrar las entradas de mercancía, sola o desde una orden de compra.
- Corregir existencias con ajustes manuales, por plantilla o desde Switch App.
- Contar el inventario físico con la toma de inventario.
- Consultar existencias y movimientos con el Kardex y los reportes de inventario.
Parte 1: Artículos y Catálogo
Sección 1: Formas de Crear Artículos
Los artículos se crean de uno en uno o de forma masiva con una plantilla de Excel.
| Método | Ruta | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Manual | Stock > Artículos > Crear Artículo | Un artículo a la vez. Se completan las pestañas Datos Generales, Datos Particulares y Códigos de Barra. |
| Plantilla Excel | Stock > Importar / Editar Artículos | Muchos artículos a la vez. También sirve para actualizar costos y precios sin duplicar artículos ni cambiar su inventario. |
Permiso necesario: crear artículos requiere el permiso de usuario 0199 (Crear y Editar Artículo), que se activa en Configuración > Usuarios.
Importante: los campos con asterisco rojo (*) son obligatorios. En la plantilla, el código no se puede repetir, la descripción admite hasta 75 caracteres y no se permiten tildes ni la Ñ.
Sección 2: Tipos de Artículo
| Código | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| 01 | Producto | Artículo físico con inventario. |
| 02 | Servicio | Se factura sin manejar existencias. |
| 03 | Producto por peso | Al leer un código de barra con peso, multiplica el peso por el precio unitario. |
| 04 | Producto por precio | Toma el precio que viene en el código de barra del producto. |
| 05 | Combo | Agrupa varios artículos. Se arma en Stock > Artículos > Combos; los componentes también se pueden facturar por separado. |
Sección 3: Datos de Clasificación (ABM Generales)
Ruta: Stock > ABM Generales
Aquí se crean los datos que clasifican los artículos. Conviene tenerlos creados antes de cargar artículos:
- Rubros: las categorías o departamentos (ej. Alimentos, Servicios).
- Sub-rubros: subcategorías dentro de un rubro (ej. Alimentos > vegetales, carnes).
- Marcas, tallas, colores y unidades de medida.
Sección 4: Otras Herramientas del Catálogo
- Imágenes: una por artículo en su pestaña Fotos, o en lote desde Stock > Imágenes Archivos, nombrando cada archivo con el código del artículo. Formato PNG o JPG, máximo 1 MB, medida recomendada 300 x 300.
- Actualizar códigos: Stock > Actualizar Código y Actualizar Código de Barra, para cambiar códigos sin crear duplicados.
- Descargar el listado: Stock > Artículos > Listado de Artículos > Descargar todo (Excel).
- Inactivar artículos: al borrar un artículo pasa a inactivo; no se puede facturar ni reutilizar su código. Se reactiva filtrando por Estatus «Inactivo». También hay inactivación masiva por plantilla en Stock > Artículos > Inactivar Artículos.
- Tallas y colores: las variantes heredan la descripción del código base, así que no pueden tener descripciones distintas entre sí.
Parte 2: Movimientos de Inventario
Sección 5: Entradas, Salidas y Ajustes
El inventario cambia por entradas, salidas y ajustes, y cada uno queda en el Kardex del artículo. Las facturas restan existencias y las notas de crédito las devuelven automáticamente al inventario.
| Movimiento | Ruta | Qué hace |
|---|---|---|
| Ingreso de mercancía | Stock > Ingreso de mercancía | Suma existencias: se elige el proveedor, los artículos, las cantidades y los costos. Permiso 0014. |
| Ingreso desde orden de compra | Stock > Ingreso de mercancía > botón naranja Orden de compra | Trae una orden ya creada en Compras. Permite agregar costos adicionales (transporte, aranceles) que se distribuyen entre los artículos. |
| Importar stock | Stock > Importar Stock | Carga existencias en masa con plantilla, por sucursal. Los artículos deben existir antes. Admite número de lote y fecha de expiración. |
| Ajuste manual | Stock > Ajustes de Inventario | Corrige cantidades eligiendo el tipo de ajuste, con observación opcional. |
| Movimiento | Ruta | Qué hace |
|---|---|---|
| Importar ajuste | Stock > Importar Ajuste | Corrige existencias por plantilla (código de barra y cantidad correcta), con sucursal, fecha y hora. Hasta 2,500 artículos o 1 MB por plantilla. |
| Ajuste desde Switch App | Switch App > Stock > Ajuste | Deja la existencia en la cantidad contada, en la fecha indicada (si el sistema tiene 10 y se ajusta a 7, queda en 7). Permiso 0015. |
| Ingreso desde Switch App | Switch App > Stock > Ingreso | Registra mercancía desde el celular o tablet, por sucursal y proveedor. |
Ciclo de compra completo:
- Crear la orden en Compras > Órdenes de compra.
- Recibir la mercancía en Stock > Ingreso de mercancía.
- Registrar la factura del proveedor y el pago en Compras > Ingreso de comprobantes.
Control por lote: con control por lote, la mercancía no se puede ingresar desde una orden de compra. Se ingresa manualmente aunque la orden exista.
Facturar sin control de inventario: en Stock > Sucursal > Datos Generales, la opción Permite Facturar sin Control de Stock (Sí / No) define si una sucursal puede facturar artículos sin existencias.
Sección 6: Toma de Inventario
Ruta: Stock > Toma de Inventario
La toma de inventario compara el conteo físico con el sistema y, al aprobarla, ajusta las existencias a la Cantidad Física contada. Se hace por sucursal.
| Permiso requerido | Código |
|---|---|
| Tomar inventario | 0270 |
| Crear toma de inventario | 0271 |
| Aprobar toma de inventario | 0272 |
Pasos:
- Iniciar: en Stock > Toma de Inventario, elegir la sucursal y hacer clic en Iniciar.
- Contar: escanear los artículos en Switch App (Stock > Inventario), donde cada escaneo suma una unidad, y Guardar. También se puede cargar el conteo con la Plantilla de Excel (código de barra, cantidad y usuario) usando Archivo y Enviar.
- Revisar: hacer clic en Mostrar para ver lo contado.
- Aprobar o rechazar: Aprobar ajusta el inventario; Rechazar descarta la toma y hay que empezar de nuevo.
Importante — el filtro activo al aprobar decide qué artículos se ajustan:
| Filtro al aprobar | Artículos escaneados | Artículos no escaneados |
|---|---|---|
| TODOS | Se ajustan a lo contado | Quedan en 0 |
| SÍ | Se ajustan a lo contado | No cambian |
| NO | No cambian | Quedan en 0 |
Para verificar el resultado, genere el Reporte de Inventario de la sucursal. Si no aparece nada, active Personalizar Búsqueda y elija Sin inventario.
Parte 3: Costos, Precios y Relación con Otros Módulos
Sección 7: Costos y Precios
Cada artículo guarda su costo (pestaña Datos Particulares) y su precio de venta (pestaña Precios). El precio regular vive en la Lista A, que no se puede eliminar.
- Actualizar costos y precios: de uno en uno editando el artículo, o en masa volviendo a subir la plantilla de Importar / Editar Artículos con los valores nuevos. Esa plantilla solo actualiza la Lista A.
- Otras listas de precios: un artículo se agrega a una lista existente desde su pestaña Precios (Crear Nuevo y luego Actualizar). Las listas se administran en el módulo de Promociones.
- Un artículo con dos costos: para llevar inventarios separados se crean dos artículos con códigos distintos. Para un inventario único con costo promedio se registra el costo en cada ingreso de mercancía.
- Mercancía en consignación (costo cero): el sistema da error al ajustar artículos con costo cero. La solución es asignarles un costo adecuado, por ejemplo el precio de venta menos la comisión.
Sección 8: Relación con Otros Módulos
| Módulo | Cómo se relaciona con Stock |
|---|---|
| Ventas | Las facturas restan existencias; las notas de crédito las devuelven. |
| Compras | Las órdenes de compra se reciben en Ingreso de mercancía. La compra usa la cuenta Inventario en tránsito, que pasa al inventario al ingresar la mercancía. |
| Producción | Los insumos deben ingresarse por Ingreso de mercancía para estar disponibles en Producción. |
| Promociones | Administra las listas de precios que usan los artículos. |
| Configuración | Activa los permisos de usuario que usa Stock (0014, 0015, 0199, 0270 a 0272). |
Sucursales: en Stock > Sucursal, cada sucursal define el encabezado y el pie de impresora de sus comprobantes fiscales (10 líneas de hasta 40 caracteres), y el pie de los comprobantes editables.
Parte 4: Reportes y Consultas
Sección 9: Dónde Consultar Existencias y Movimientos
| Consulta | Ruta | Qué muestra |
|---|---|---|
| Kardex de un artículo | Stock > Artículos > ícono del ojo > pestaña Kardex | Ingresos de mercancía, ajustes, facturas y notas de crédito del artículo. |
| Disponibilidad | Stock > Artículos > ícono del ojo > pestaña Disponibilidad | Cantidad disponible del artículo en cada sucursal o bodega. |
| Reporte Kardex | Stock > Reportes > Kardex | Movimientos de uno, varios o todos los artículos en un rango de fechas, incluidos los ingresos y salidas manuales. PDF. |
| Reporte de Inventario | Stock > Reportes > Reporte de Inventario | Existencias por fecha y sucursal o bodega. Se descarga. |
| Inventario por ubicación | Reporte de Inventario > Personalizar Búsqueda > Ordenado por Ubicación | Productos agrupados por ubicación; los que no tienen ubicación salen primero. PDF. |
| Artículos de un combo | Stock > Artículos > ícono del ojo > pestaña Artículos Combo | Código de barra, descripción y cantidad de cada componente. |
| Artículos inactivos | Stock > Artículos > filtro Estatus Inactivo > Generar | Artículos eliminados o inactivos. |
Consejo: si el inventario de un artículo parece restarse mal, el primer paso es revisar su Kardex para ver qué movimiento lo afectó.
Parte 5: Errores Frecuentes y Buenas Prácticas
La mayoría de los errores del módulo vienen de códigos repetidos o de plantillas modificadas.
| Mensaje o situación | Causa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Error 0014 al crear un artículo | El código ya existe, aunque sea en un artículo inactivo. | Usar un código único; revisar los artículos inactivos. |
| Error Código de Barra | Ese código de barra ya está en otro artículo. | Asignar otro código o desactivarlo en el otro artículo. |
| Mensaje o situación | Causa | Qué hacer |
|---|---|---|
| “Código de artículo no existe” al actualizar códigos | El código actual de la plantilla no coincide exactamente con el del sistema. | Copiarlo tal cual desde el sistema, con ceros a la izquierda y caracteres especiales. |
| Error al subir una plantilla | Plantilla equivocada o modificada, caracteres inválidos o formato incorrecto. | Usar la plantilla correcta en formato texto, sin Ñ, tildes, filas en blanco, pestañas ni columnas agregadas. Si los datos están bien, limpiar el caché con Ctrl + F5. |
| “Artículo no ha sido encontrado” al subir imágenes | El nombre de la imagen no coincide con un código de artículo. | Renombrar la imagen con el código y volver a empezar. |
Buenas Prácticas
- Descargar siempre una plantilla en blanco en lugar de reutilizar una ya usada, y guardarlas con fecha o número consecutivo.
- Descargar antes el listado de artículos para tener los códigos a mano.
- Crear rubros, marcas y demás datos de ABM Generales antes de cargar artículos.
- No subir el listado descargado con códigos cambiados: crea artículos nuevos duplicados. Para cambiar códigos, usar Actualizar Código.
- Revisar el filtro (TODOS, SÍ o NO) antes de aprobar una toma de inventario.
¿Dudas? Si algo no quedó claro, contacta a nuestros agentes de soporte a través del chat de soporte de Switch.