Módulo de Compras
Qué hace el módulo de Compras y cómo usarlo para gestionar proveedores, órdenes de compra, facturas y pagos en Switch Soft
Descripción General
El módulo de Compras es donde se registra todo lo que la empresa le compra a sus proveedores: mercancía para la venta y también servicios y gastos como Internet, luz o arrendamiento. Desde aquí se administran los proveedores, se emiten las órdenes de compra, se registran las facturas y se controlan los pagos y saldos de cada proveedor.
Con Compras la empresa puede:
- Crear y clasificar proveedores por tipo (mercancía, servicios), uno a uno o por plantilla.
- Emitir órdenes de compra y recibir la mercancía en el inventario.
- Registrar facturas, notas de crédito y devoluciones de proveedores, y en Costa Rica recibir comprobantes electrónicos (XML).
- Pagar a proveedores, aplicar saldos a favor y consultar estados de cuenta.
- Analizar qué comprar con el Reporte para compras y consultar los comprobantes registrados.
Ruta: Compras > Tipos de Proveedores
Los tipos permiten clasificar a los proveedores y filtrarlos en los reportes. Ejemplos: proveedores de mercancía (artículos para la venta), proveedores de servicios (Internet, electricidad, arrendamiento), alquiler o insumos.
- Haga clic en Crear tipo proveedor.
- Escriba la descripción del tipo y haga clic en Guardar.
- Para asignarlo, vaya a Compras > Proveedores, edite el proveedor, elija el tipo de proveedor y haga clic en Actualizar.
Ruta: Compras > Proveedores. El listado se puede descargar a Excel, filtrar por estatus (activos o inactivos) y por tipo de proveedor, y buscar por nombre o razón social.
| Acción | Cómo se hace |
|---|---|
| Crear | Botón Crear Proveedor. Complete los campos con asterisco rojo (*) y haga clic en Guardar. |
| Editar | Botón con el ícono del lápiz. Cambie los datos y haga clic en Actualizar. |
| Ver detalle y estado de cuenta | Botón Mostrar (ícono del ojo) > pestaña Estado de Cuenta. |
| Inactivar | Botón Inactivar. Solo se puede si el proveedor no tiene saldos pendientes; lo quita de la vista de proveedores. |
| Campo principal | Descripción |
|---|---|
| Código | Código único con el que el sistema identifica al proveedor. |
| Nombre | Nombre tal como aparecerá en comprobantes y reportes. |
| Tipo de Proveedor | El tipo creado en la Sección 1 (ej. Proveedores de Servicios). |
Herramientas por plantilla de Excel:
| Opción | Para qué sirve |
|---|---|
| Importar / Editar Proveedores | Crea o actualiza proveedores en masa. Campos obligatorios: código, nombre, identificación, dirección, email, teléfono y celular. Opcionales: nombre de contacto, DV, clase (Local o Internacional), categoría, sub-categoría, tipo de proveedor y tipo de impuesto (Regular o Exento). La categoría debe estar creada antes. |
| Agregar Saldos Proveedores | Carga saldos a los proveedores con una plantilla de código de proveedor y monto. |
| Inactivar Proveedores | Inactiva proveedores en masa con una plantilla. |
La orden de compra sigue tres pasos: se crea en Compras, la mercancía se recibe en Stock y la factura se registra y paga en Compras. Los artículos y proveedores deben estar creados antes.
| Permiso de usuario | Código |
|---|---|
| Órdenes de compra | 0011 |
| Ingreso de mercancía (Stock) | 0014 |
| Ingreso de comprobantes | 0114 |
| Pago a proveedores | 0117 |
Paso 1 — Crear la orden
Ruta: Compras > Órdenes de compra. Seleccione el proveedor y la bodega o sucursal donde ingresará la mercancía, agregue los artículos con el botón (+), edite cantidades y costos y haga clic en Guardar. En pantalla verá el subtotal de costos, el total de productos y los impuestos.
Paso 2 — Recibir la mercancía
Ruta: Stock > Ingreso de mercancía. Haga clic en el botón naranja Orden de compra, localice la orden (filtro por estado) y cárguela con el botón (+). Puede editar cantidades, agregar una referencia y sumar costos adicionales (transporte, aranceles, impuestos) que se distribuyen entre los artículos. Finalice con Ingresar.
Paso 3 — Registrar la factura y el pago
Al terminar el ingreso, el sistema ofrece un acceso directo al registro de la factura. Si lo cierra, vaya a Compras > Ingreso de comprobantes, seleccione el proveedor y use Referenciar orden de compra. Luego elija Guardar (queda pendiente de pago) o Guardar y pagar.
En la pantalla de la orden también se puede: traer una orden pendiente o ya ingresada para editarla o reutilizar sus datos, agregar un comentario, calcular las cantidades de forma manual o según el stock mínimo e ideal configurado en los artículos, y escribir un correo para enviar la orden. Al guardar se puede generar un archivo imprimible en HTML.
| Acción | Cómo se hace |
|---|---|
| Ver una orden | Compras > Reportes > Órdenes de compra. Filtre por fecha, sucursal o estatus y abra la orden con la lupa. |
| Eliminar una orden | En el mismo reporte, ajuste la fecha si la orden es de otro mes, búsquela con el botón verde de la lupa y haga clic en la papelera roja. |
| Nueva orden al editar | Para que al editar una orden se genere otra con número nuevo, active en Configuración > Configuración de Sistema la opción Nueva orden de compra al actualizar (#0151). |
Ruta: Compras > Ingreso de Comprobantes. Aquí se registran las facturas de mercancía y también las de servicios y gastos. Seleccione el proveedor con el botón azul de la flecha y complete el encabezado y el detalle.
| Encabezado | Descripción |
|---|---|
| Proveedor | Búsquelo en la barra de búsqueda y selecciónelo. |
| Sucursal | Sucursal a cuyo nombre se registra la factura. |
| Número | Número de factura o identificación del proveedor. |
| Fecha de factura | Fecha del documento físico del proveedor. |
| Fecha comprobante | Fecha en que se registra en el sistema. |
| Concepto | Concepto correspondiente (ej. Servicios Básicos). |
| Observación | Comentario adicional (opcional). |
| Detalle (por línea) | Descripción |
|---|---|
| Monto | Monto de la línea. |
| Descripción | Detalle del gasto: “Gasto de luz”, “Internet”, “Arrendamiento”. |
| Impuesto | Si el ítem es exento o si aplica ITBMS. |
| Categoría / Sub-categoría | Clasificación del gasto. Se configuran en el módulo Caja y Bancos. |
| Opción de la pantalla | Para qué sirve |
|---|---|
| Tipo de comprobante | Elegir Factura, Nota de crédito o Nota de débito. |
| Botón Recurrente | Convertir la factura en periódica, para que se cree cada cierto tiempo. |
| Referenciar orden de compra | Registrar la factura a partir de una orden de compra ya creada. |
| Fecha de emisión y vencimiento | Indicar el día de emisión del comprobante y el plazo de vencimiento de la factura. |
| Estrella | Agregar la función a Favoritos. |
Haga clic en Agregar por cada línea; una factura puede tener varias. Para terminar, elija una opción:
Ambas se registran en Compras > Ingreso de Comprobantes, eligiendo Nota de Crédito en el tipo de comprobante.
- Nota de crédito del proveedor: seleccione el proveedor con la flecha azul, elija Nota de Crédito en el parámetro “Comprobante”, complete los campos obligatorios y haga clic en Guardar.
- Devolución de dinero del proveedor (transferencia o ACH): seleccione el proveedor, use la categoría Ingresos y la subcategoría Ingresos varios, agregue monto, impuesto y descripción con Agregar, elija Nota de crédito en el desplegable junto al botón amarillo, complete sucursal, número y concepto, y haga clic en Guardar. Puede adjuntar el comprobante en Archivos.
Ruta: Compras > Recepción de Comprobantes. Suba el archivo XML que le envió el proveedor y haga clic en Guardar; el sistema indica si se recibió bien o si hubo un error.
- Ver el estatus: Caja y Bancos > Reportes Fiscales > Recepción Fiscal, filtrando por fecha. Las columnas “Estatus Envío” y “Estatus Fiscal” muestran el resultado.
- Factura recibida dos veces: no se duplica, porque Hacienda (Costa Rica) ya tiene aprobado ese número de factura.
- Si aparece un error, contacte al chat de soporte de Switch.
Los pagos se hacen desde Compras > Proveedores, con los botones de cada proveedor.
| Operación | Cómo se hace |
|---|---|
| Pagar una factura | Botón Pago a Proveedor. Elija la sucursal y la factura, escriba el monto en A Pagar, haga clic en Guardar, elija la forma de pago y Terminar. |
| Dejar crédito a favor | Mismo botón Pago a Proveedor, registrando el monto en A Pagar, la forma de pago y Terminar. |
| Aplicar saldos a favor | Botón Cancelación pago a cuentas. La columna Créditos muestra las facturas a crédito y Débitos los saldos a favor; seleccione los débitos con que pagará las facturas y haga clic en Guardar. |
| Ver el estado de cuenta | Botón del ojo > pestaña Estado de Cuenta. |
| Ver o anular pagos | Caja y Bancos > Pagos a Proveedores: reporte de pagos realizados, con opción de anular o desaplicar. |
| Reporte | Ruta | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Reporte de Comprobantes | Compras > Reportes > Reporte de Comprobantes | Consultar las facturas registradas, filtrando por tipo de proveedor y rango de fechas. Abrir cada una en PDF con la lupa o anularla con la papelera. Descarga en Excel o PDF. |
| Reporte para Compras | Compras > Reportes > Reporte para compras | Decidir cuánto comprar: meses de inventario disponibles, stock mínimo e ideal, precio, costo y utilidad, existencia y disponibilidad, inventario y tiempo de tránsito, fecha del último ingreso. Filtros por datos del artículo. |
| Órdenes de compra | Compras > Reportes > Órdenes de compra | Ver, filtrar y eliminar órdenes por fecha, sucursal o estatus. |
Resumen del Proceso
- Configurar proveedores — Compras > Tipos de Proveedores y Compras > Proveedores.
- Crear la orden de compra — Compras > Órdenes de compra.
- Recibir la mercancía — Stock > Ingreso de mercancía.
- Registrar la factura — Compras > Ingreso de Comprobantes (Guardar o Guardar y Pagar).
- Pagar y controlar saldos — Compras > Proveedores (Pago a Proveedor, Cancelación pago a cuentas, Estado de Cuenta).
- Analizar — Compras > Reportes.