Solapa Administrar cuentas contables

Requiere el permiso específico para eliminar e inactivar cuentas, independiente del permiso para crear o editar cuentas

Ahora puedes depurar tu catálogo de cuentas contables. Elimina las cuentas que nunca usaste e inactiva las que ya no necesitas, sin afectar tu historial contable. La pantalla de cuentas contables tiene dos solapas: Cuenta Contable y Administrar cuentas contables.

La solapa Cuenta Contable mantiene la vista jerárquica de siempre (Clase, Grupo y Cuenta). Su botón de papelera ahora aplica las mismas reglas descritas abajo.

Qué puedes hacer según el estado de la cuenta

Una cuenta se considera sin movimiento cuando cumple estas tres condiciones: no tiene asientos contables en ningún período (incluidos los años cerrados), no está usada en Configuración de Asientos ni en procesos automáticos o recurrentes, y no tiene cuentas hijas. Si no cumple alguna, tiene movimiento.

En una cuenta sin movimiento, tú decides si la eliminas o la inactivas. En una cuenta con movimiento solo puedes inactivarla. Al pasar el mouse sobre ella, el sistema muestra el motivo por el que no se puede eliminar.

Usar el listado

1. Abre la pantalla de cuentas contables y entra a la solapa Administrar cuentas contables.
2. Revisa el listado con las columnas Código, Nombre, Clase, Grupo, Saldo, Estado y Acciones.
3. Busca por código o nombre, filtra por Clase (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos, Gastos) o por Estado (Activas, Inactivas, Todas). Puedes combinar los tres.
4. Usa los botones Borrar o Inactivar de la fila. En cuentas con movimiento solo aparece Inactivar.
5. Para varias cuentas, marca los checks de las filas (o el check del encabezado para seleccionar todas) y elige Inactivar seleccionadas o Eliminar seleccionadas.

En una selección mixta, Eliminar seleccionadas procesa solo las cuentas sin movimiento. Al terminar, verás un resumen con las cuentas procesadas y, para las que no se pudieron procesar, el motivo de cada una. Si una falla, el resto continúa. El botón Descargar respeta los filtros aplicados y la solapa activa.

Inactivar y eliminar cuentas

Inactivar una cuenta

• La cuenta debe tener saldo cero.
• El sistema te pide un motivo obligatorio. Guarda el motivo, el usuario responsable, la fecha y la hora.
• La cuenta inactiva deja de aparecer en los selectores al crear asientos, comprobantes, egresos e ingresos.
• Sus transacciones históricas siguen disponibles para consulta y auditoría.
• Su número no se puede reutilizar. Si intentas crear una cuenta con ese número, el sistema te avisa y sugiere el siguiente disponible.

Eliminar una cuenta

• El sistema te pide confirmar en una ventana que muestra el código y el nombre de la cuenta.
• El número de una cuenta eliminada queda libre y puedes reutilizarlo.
• Queda un registro de quién eliminó la cuenta, cuándo, y el código y nombre que tenía.

Una cuenta con saldo distinto de cero no se puede inactivar ni eliminar. Una cuenta con saldo cero pero con movimientos que se compensan sigue siendo una cuenta con movimiento: solo puedes inactivarla.

Estados financieros y Mayor General

Los reportes ahora reflejan el estado de tus cuentas, para que tus estados financieros no muestren cuentas sin uso.

• Estados financieros: un parámetro de empresa te permite mostrar solo cuentas activas con saldo real.
• Mayor General: debajo del campo de fecha, elige Incluir cuentas inactivas o Solo cuentas inactivas.
• Las opciones de cuentas inactivas del Mayor General se respetan en pantalla, PDF y Excel.

Todas las cuentas existentes quedan como Activas. Esta mejora no cambia la estructura ni la numeración de tu plan de cuentas, ni la generación de asientos. Aplica a Switch Soft; no aplica a Switch Zona Libre.