Sistema de Niveles de Autorización por Usuario
Guía funcional para entender cómo se protegen las operaciones sensibles del sistema
¿Qué es el sistema de Niveles de Autorización?
¿Para qué sirve?
- Evita que usuarios operativos (como cajeras) realicen cambios delicados sin supervisión.
- Deja el control de las operaciones críticas en manos del personal administrativo.
- Se aplica de forma automática: el sistema mismo detecta cuándo se necesita autorización.
¿Cómo funciona el nivel asignado?
Cada usuario tiene asignado un nivel (1 al 5) que representa su autoridad. Un usuario ejecuta una acción sin ayuda cuando su nivel es igual o menor (en número) al nivel configurado en esa acción — es decir, cuando tiene autoridad igual o mayor a la requerida. Si su nivel es mayor (menos autoridad), el sistema pide el PIN de alguien con la autoridad necesaria. Nivel 1 = mayor autoridad (más restrictivo). Nivel 5 = menor autoridad (más accesible).
¿Quién tiene PIN de autorización?
El PIN no se asigna a todos los usuarios, sino únicamente al personal administrativo. Los usuarios operativos —por ejemplo, cajeras— no cuentan con PIN propio. Cuando uno de ellos necesita realizar una acción que excede su nivel, es el administrador quien coloca su propio PIN para autorizarla.
¿Qué ve el usuario en pantalla?
- El sistema siempre muestra la ventana emergente de PIN al ejecutar una acción protegida.
- Si el usuario ya tiene el nivel suficiente, solo da clic en «Siguiente», sin escribir nada.
- Si no tiene el nivel suficiente, debe esperar a que un administrador ingrese su PIN.
¿Qué hace cada acción protegida?
El nivel que requiere cada acción es configurable por el cliente; a continuación se explica qué hace cada una, independientemente del nivel que se le asigne.
Permite modificar el precio del artículo directamente en el campo «Precio» del facturador, al momento de la venta.
Permite aplicar un descuento por porcentaje sobre el artículo directamente en el campo «%Bonif.» del facturador, reduciendo su precio en la venta.
Permite eliminar un artículo del comprobante, ya sea de forma individual (botón «X» en la línea del artículo) o de forma masiva (botón rojo «X» que limpia todos los artículos). Esta validación solo aplica si el parámetro de sistema «Solicitar Password para eliminar artículo en facturador» (Ventas – 0034) está activado.
Permite autorizar el cierre de caja del usuario, accediendo a esta función desde el módulo «Cierre Caja» del sistema.
Permite autorizar la facturación cuando se selecciona la forma de pago «CRÉDITO».
Permite autorizar la aplicación o uso de un certificado de regalo en la venta.
Permite cambiar el precio del artículo seleccionando una lista de precio distinta a la que trae por defecto, desde la ventana de información del producto en el facturador (pestaña «Precio»).
Permite autorizar la reimpresión de un comprobante a través de la impresora térmica.
Ejemplo de configuración de niveles
La siguiente tabla muestra un ejemplo real de configuración. El nivel de cada acción es editable: cada cliente puede ajustarlo según sus políticas internas.
| Acción del sistema | Nivel configurado (ejemplo) |
|---|---|
| Cambiar precio | Nivel 2 |
| Bonificación | Nivel 3 |
| Eliminar Artículo | Nivel 2 |
| Aprobar Cierre de Caja | Nivel 1 |
| Aprobar venta a Crédito | Nivel 1 |
| Aprobar certificado de regalo | Nivel 1 |
| Cambio Lista de precio | Nivel 2 |
| Reimpresión de comprobante | Nivel 5 |
Ejemplos de funcionamiento
Con base en el ejemplo de configuración anterior, así se comportaría el sistema:
Ejemplo 1 · Requiere autorización de un administrador
Una cajera con Nivel 5 (menor autoridad) intenta hacer un Cambio de precio (configurado en Nivel 2).
- Su nivel (5) es mayor al requerido (2): tiene menos autoridad de la necesaria.
- Se solicita el PIN de alguien con Nivel 2 o menor: un supervisor (Nivel 2) o el gerente (Nivel 1).
- El administrador ingresa su PIN y el sistema autoriza el cambio de precio.
Ejemplo 2 · Sin necesidad de autorización
Un supervisor con Nivel 2 aplica una Bonificación (configurada en Nivel 3).
- Su nivel (2) tiene igual o más autoridad que la requerida (3).
- Da clic en «Siguiente» sin escribir nada, y la bonificación se aplica de inmediato.
Ejemplo 3 · La acción más restrictiva del ejemplo
Una cajera necesita Aprobar un Cierre de Caja (configurada en Nivel 1, la más restrictiva).
- Casi ningún usuario operativo puede hacerlo por sí solo.
- Solo un usuario con Nivel 1 (normalmente gerencia) puede autorizar con su PIN.
Ejemplo 4 · Una acción abierta a todos los niveles
Una cajera con Nivel 5 necesita una Reimpresión de comprobante (configurada en Nivel 5, la menos restrictiva).
- Su nivel (5) es igual al configurado (5): tiene la autoridad exacta que se pide.
- No necesita el PIN de nadie: solo da clic en «Siguiente».